II: Wissenswertes rund um die Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Nachdem wir hier schon über alles Wissenswerte rund um die Betriebsprüfung berichtet haben, widmen wir uns nun der Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Wie die Betriebsprüfung wird auch diese Außenprüfung vom Finanzamt angeordnet. Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung findet auf Basis der Abgabenordnung statt, gemäß der Betriebsprüfungsordnung. Unterschieden wird zwischen der Erstprüfung und der Bedarfsprüfung. Bei der Erstprüfung handelt es sich, wie der Name schon sagt, um die erste Prüfung eines Unternehmens oder Geschäftszweigs. In einem laufenden Betrieb nennt sich die Prüfung dann Bedarfsprüfung, welche weitaus öfter vorkommt.

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung hat das grundlegende Ziel, steuerpflichtige Leistungen korrekt zu besteuern. In diesem Sinne wird auch kontrolliert, ob zu Unrecht Steuervergünstigungen oder gar Steuerbefreiungen wahrgenommen werden, oder ob Vorsteuerbeträge fehlerhaft vergütet oder abgezogen wurden.

Gründe für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist erst einmal kein Grund zur Sorge, da sie nicht gezwungenermaßen auf einen Fehler seitens des Unternehmens zurückzuführen ist. Diverse Sachlagen können Anstoß für die Außenprüfung sein.

Ungewöhnlich hohe Vorsteueranmeldungen können ein Anlass zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung sein. Während es sich bei der Umsatzsteuer um die Steuer handelt, die das Unternehmen vom Kunden erhält und anschließend an das Finanzamt weiterleitet, handelt es sich bei der Vorsteuer um jene Steuer, die das Unternehmen an Lieferanten zahlt und dann vom Finanzamt zurückerstattet bekommt. Geht die Vorsteuer über das übliche Maß hinaus, so kann es sein, dass das Finanzamt hier nachforscht. Die Vorsteuer wird nämlich schon bei der Voranmeldung angerechnet, weshalb oft nicht bis zur Festlegung der Jahres-Umsatzsteuer gewartet werden kann.

Gibt es Unregelmäßigkeiten in der Umsatzsteuer Ihrer Kunden oder Lieferanten, dann kann dies ebenfalls ein Grund für das Finanzamt sein, auch bei Ihnen eine Prüfung durchzuführen. Auch die Fraglichkeit der Unternehmereigenschaft eines Rechnungsausstellers kann Grund sein.

Auch starke Schwankungen in Ihren eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind auffällig und können ausschlaggebend für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung sein.

Es kann aber auch andere Gründe, etwa eine Überlastung des Prüfungsbezirks, geben. In diesem Fall werden oft Umsatzsteuer-Sonderprüfungen anstelle von Betriebsprüfungen durchgeführt, da hier keine Nachprüfungen anfallen.

Ablauf der Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Ähnlich wie bei der Betriebsprüfung erhalten Sie eine Prüfungsanordnung, die den Termin, Prüfer und Sachverhalte ankündigt. Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung bezieht sich im Normalfall nur auf gewisse Voranmeldungszeiträume, es kann aber auch vorkommen, dass eine Steuererklärung für ein ganzes Jahr geprüft wird. In diesem Fall wird im Voraus klargestellt, ob und auf welche Bereiche die Prüfung beschränkt ist. Die Prüfung findet, sofern nicht anders vereinbart, in den Räumlichkeiten des zu prüfenden Unternehmens statt. Sollte der Termin nicht passen, da etwa der Steuerberater oder Buchhalter zu dem Zeitpunkt nicht anwesend ist, oder sich aufgrund einer Neuanstellung noch nicht ausreichend in dem Bereich auskennt, kann auch der Termin verschoben werden.

Je nach Umfang der Umsatzsteuer-Sonderprüfung werden verschiedene Sachverhalte untersucht. Vorerst wird geprüft, ob die Aufzeichnungs- und Buchhaltungspflichten erfüllt wurden und keine Ausgangsrechnungen fehlen. Ebenfalls untersucht wird, ob die belegten Geschäftsangelegenheiten auch tatsächlich in der Form durchgeführt wurden und ob der Umsatz der Jahreserklärung und der Voranmeldung übereinstimmen. Auch auf Eingangsrechnungen wird ein Auge geworfen. Hier wird etwa kontrolliert, ob die Anforderungen für den Vorsteuerabzug erfüllt wurden und ob sonst Auffälligkeiten vorhanden sind, z.B. eine fehlende Bankverbindung oder ein falsches Datum. Sind unübliche Geschäftsvorfälle vorhanden, etwa eine Barzahlung eines großen Betrages, dann wird auch hier vermutlich näher nachgeforscht werden und Sie sollten eine Erklärung parat haben. Grundsätzlich haben Sie nichts zu befürchten, wenn Ihre steuerlichen Angelegenheiten strukturiert und plausibel sind und Sie alles argumentieren können.

Tipps

Hohe Vorsteuern nachweisen: Melden Sie ungewöhnlich hohe Vorsteuer an, dann sollten Sie diese Beträge auch belegen und begründen können. Kommen Sie dem Finanzamt entgegen und erklären Sie von vornherein plausibel wie diese Zahlen zustande kommen, so können Sie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung oft vermeiden.

Keine unnötigen Informationen preisgeben: Wie auch bei der Betriebsprüfung kann alles was Sie sagen auch gegen Sie verwendet werden. Seien Sie daher vorsichtig mit Ihren Aussagen.

Der Bericht der Umsatzsteuer-Sonderprüfung sollte kein Anlass für eine Überweisung sein. Erst bei der Steuererklärung müssen Sie zahlen.

Vorbereitung ist alles: Trifft die Prüfungsanordnung bei Ihnen ein, sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung setzen und Ihre Unterlagen und Steuererklärungen ordentlich griffbereit haben.