I: Wissenswertes rund um die Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung – häufig Grund für Stress und Unsicherheit, doch das muss nicht sein. Sind Sie gut vorbereitet, dann haben Sie nichts zu befürchten. Die Betriebsprüfung, eigentlich Außenprüfung genannt, trifft jeden irgendwann, sowohl Unternehmen, als auch Selbstständige oder Freiberufler. Sie wird vom Finanzamt vorgenommen und ist eine Prüfung der steuerlich relevanten Sachverhalte. Der umgangssprachliche Begriff „Betriebsprüfung“ ist irreführend, da auch Privatpersonen betroffen sein können. Deshalb sollten Sie gut darauf vorbereitet sein.

Gründe für die Betriebsprüfung

Grundsätzlich kann die Betriebsprüfung jeden Steuerzahler treffen. Die Bücher großer Unternehmen werden generell öfters geprüft. Tendenziell prüft das Finanzamt aber eher die Unternehmen, die den Eindruck machen, dass sie die Buchführung nicht richtig im Griff haben. Dafür gibt es mehrere Gründe.

Zum einen könnte es daran liegen, dass in der Vergangenheit schon eine Prüfung mit hohen Steuernachzahlungen stattgefunden hat. Das erweckt natürlich Misstrauen, und dass Unternehmen wird mit hoher Wahrscheinlichkeit erneut geprüft werden. Ist die Steuererklärung nicht plausibel, so kann dies ebenfalls ein Grund für die Betriebsprüfung sein. Doch auch hohe Schwankungen in den Gewinnen im Vergleich zu den Vorjahren und verspätet eingereichte Steuererklärungen rechtfertigen die Außenprüfung.

Um eine Außenprüfung vorzunehmen müssen jedoch gewisse Bedingungen erfüllt sein. Uneingeschränkt zulässig ist die Außenprüfung bei Selbstständigkeit, Gewerbebetrieben und in der Land- und Forstwirtschaft. Auch bei Überschusseinkünften von über 500.000€ im Jahr kann die Außenprüfung ohne weitere Voraussetzungen durchgeführt werden. Ansonsten muss ein Grund für die Prüfung vorliegen, etwa Unstimmigkeiten in der Steuererklärung.

Die Betriebsprüfung bedarf einer schriftlichen Prüfungsanordnung vom Finanzamt. Hier sind auch Prüfungsbeginn und Name des Prüfers festgelegt. Die Prüfungsanordnung muss in einer angemessen Zeit vor der Prüfung bei dem jeweiligen Unternehmen eingehen, normalerweise etwa vier Wochen vor dem Zeitpunkt der Betriebsprüfung. Es muss klar aus ihr hervorgehen, welcher Steuerschuldner der Prüfung unterzogen wird, welche Form der Außenprüfung durchgeführt wird, und wie der sachliche und zeitliche Umfang ist.

Bis zum Zeitpunkt der Prüfungsanordnung haben Sie noch die Gelegenheit Selbstanzeige einzureichen, sollte etwas in Ihren Büchern nicht stimmen. In diesem Fall zahlen Sie die Steuern und eventuell einen Zuschlag, bleiben aber sonst straffrei.

Was passiert bei der Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung hat zum Ziel, Unstimmigkeiten in den Büchern aufzudecken. Daher werden die Bücher und Belege der vergangenen drei Jahre ganz genau kontrolliert. Es kann auch nur eine Teilprüfung geben, bei der nur ein Teil der Bücher geprüft wird. Das kann etwa eine Lohnsteueraußenprüfung oder eine Umsatzsteuersonderprüfung sein.

Zu Beginn der Prüfung weist der Betriebsprüfer sich aus. Die Betriebsprüfung findet während der Geschäftszeiten oder Arbeitszeiten in den geschäftlichen Räumlichkeiten des Steuerzahlers statt. Der Prüfer hat das Recht das Grundstück, sowie die Räumlichkeiten zu betreten. Der  Prüfer kontrolliert nun die steuerlichen Verhältnisse des Unternehmens, zugunsten und zuungunsten des Steuerpflichtigen. Das Finanzamt darf hierbei direkt auf die Datenverarbeitungssysteme zugreifen, um die Buchführung zu prüfen. Um die Plausibilität zu kontrollieren, können mathematisch-statische Tests anhand der Daten durchgeführt werden.

Um die Arbeit zu erleichtern sollten Sie schon vor Beginn der Betriebsprüfung alle Bücher und Unterlagen so sortieren, dass der Außenprüfer schnell auf alle relevanten Dokumente zugreifen kann. Sind die Unterlagen nämlich zum Zeitpunkt der Prüfung nicht auffindbar, zieht dies gewisse Konsequenzen nach sich. Der Prüfer kann dann Gewinne und Umsätze schätzen und den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug kürzen. Zudem kann Verzögerungsgeld von mindestens 2500€ angesetzt werden.

Der Steuerpflichtige steht unter einer sogenannten Mitwirkungspflicht. Das heißt er hat alle relevanten Dokumente wie Bücher, Aufzeichnungen und sonstige Geschäftspapiere vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen beitragen. Kann der Steuerpflichtige das Finanzamt nicht unterstützen, so können auch andere Betriebsangehörige um Auskunft gebeten werden. Es empfiehlt sich hier im Voraus schon Ansprechpartner auszuwählen, etwa den Buchhalter, und einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Ist die Prüfung vollendet, findet eine Abschlussbesprechung statt, auf die der Steuerschuldner aber wahlweise auch verzichten kann. Müssen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen vorgenommen werden, dann können in der Abschlussbesprechung die Sachverhalte diskutiert werden, sowie ihre Auswirkungen. Anschließend wird ein schriftlicher Bericht angefertigt, der die Änderungen der Besteuerungsgrundlagen, sowie die relevanten Prüfungsfeststellungen festhält. Eventuelle Steuernachzahlungen können noch verhandelt werden.

Tipps

Sind Ihre Bücher in Ordnung und der zuständige Buchhalter, sowie bestenfalls auch der Steuerberater anwesend, dann haben Sie nichts zu befürchten. Bleiben Sie stets ruhig und respektvoll.

Kein privater Smalltalk – Es ist nicht unüblich sich vor der Prüfung kurz zu unterhalten, hierbei sollten Sie jedoch auf einer sachlichen Ebene bleiben. Denn auch private Informationen kann der Betriebsprüfer gegen Sie verwenden, etwa wenn eine vermeintliche Geschäftsreise als Urlaub auffliegt.

Nennen Sie dem Prüfer einen zuständigen Ansprechpartner, am besten den Buchhalter, und weisen Sie die anderen Mitarbeiter an, keine vertraulichen Informationen preiszugeben.

Möchte der Prüfer Kopien machen, gewähren Sie ihm dies, anderenfalls kann er die Dokumente nämlich mit zum Finanzamt nehmen und die Kopien dort machen. In diesem Fall verlieren Sie aber die Kontrolle darüber, welche Unterlagen kopiert wurden.

Bereiten Sie sich auf die Schlussbesprechung vor. Bitten Sie den Prüfer Ihnen die Feststellungen, samt Fundort und Höhe der Nachzahlung, spätestens eine Woche vor Besprechung zukommen zu lassen. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater können Sie die Zeit nutzen um Gegenargumente zu sammeln.